“我們的日常工作少不了要聯(lián)系各條線上的同事，之前找人都是用紙質(zhì)通訊錄，很麻煩不說，還經(jīng)常因?yàn)槿藛T變動(dòng)找不準(zhǔn)。”對(duì)于在浦東新區(qū)政府辦公室工作的劉競(jìng)文而言，對(duì)內(nèi)聯(lián)系困難一直是令其“頭痛”的問題。

為打造數(shù)字政務(wù)“樣板間”，2020年5月，上海首個(gè)協(xié)同辦公生態(tài)系統(tǒng)——浦東數(shù)字政務(wù)協(xié)同平臺(tái)正式上線，這一集在線通訊、文件協(xié)同、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等功能為一體的辦公系統(tǒng)，可供全區(qū)近30000名公務(wù)人員同時(shí)使用。其中，在線通訊功能令劉競(jìng)文最為愛不釋手：“現(xiàn)在通過在線通訊錄找人簡(jiǎn)直太方便了，哪怕沒有他的電話，我也能通過平臺(tái)‘一鍵直達(dá)’，個(gè)人工作效率也提升不少。”

視頻開會(huì)、共享文檔、移動(dòng)審批……隨著在線辦公軟件影響力的日漸加深，人與人之間的協(xié)同溝通方式在發(fā)生改變。盡管新冠肺炎疫情對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展造成一定影響，但作為數(shù)字化新模式的典型代表，線上辦公正化身“發(fā)展新引擎”，打破傳統(tǒng)業(yè)態(tài)邊界，為發(fā)展插上騰飛翅膀。

智能辦公應(yīng)用——

“數(shù)字辦公讓企業(yè)有了更強(qiáng)免疫力”

事實(shí)上，近年來，類似浦東數(shù)字政務(wù)協(xié)同平臺(tái)的辦公系統(tǒng)在許多地方都得到了應(yīng)用，而這些系統(tǒng)的“問世”離不開智能辦公平臺(tái)釘釘?shù)臄?shù)字化支持。

為實(shí)現(xiàn)政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型，打造“掌上辦公之省”，2016年，浙江省與釘釘合作，正式啟用政務(wù)釘釘平臺(tái)——浙政釘。截至目前，浙江省27萬余各級(jí)組織已組建38萬余個(gè)浙政釘工作群，其中日活躍用戶人數(shù)達(dá)93萬。

政務(wù)釘釘事業(yè)部負(fù)責(zé)人葉軍此前表示，浙政釘在釘釘?shù)幕A(chǔ)上，專門做了額外優(yōu)化，對(duì)其中流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)可提供更高強(qiáng)度的加密保護(hù)，另外浙政釘還設(shè)計(jì)了通用標(biāo)準(zhǔn)，從而快速協(xié)同處理政務(wù)。

浙政釘不僅可以協(xié)助辦公，還能提高政務(wù)機(jī)關(guān)的服務(wù)質(zhì)量。依托浙政釘?shù)?ldquo;好差評(píng)”模塊，全省的政務(wù)服務(wù)評(píng)價(jià)都匯集于同一數(shù)據(jù)庫，成為評(píng)判公務(wù)人員服務(wù)績(jī)效的重要依據(jù)。

2019年底，一位寧波市民在街道便民服務(wù)中心辦理醫(yī)保業(yè)務(wù)時(shí)，因工作人員辦理不熟練、態(tài)度不佳，便為這次辦事體驗(yàn)打了“差評(píng)”。街道負(fù)責(zé)人立刻收到了系統(tǒng)發(fā)來的差評(píng)通知，當(dāng)天就安排該工作人員上門致歉，并最終得到了諒解。

“數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)是形成以人民為中心的治理方式，需要實(shí)現(xiàn)技術(shù)、組織和體制的深度融合，這與浙政釘背后的數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)治理理念完美契合。”浙江工商大學(xué)公共管理學(xué)院副教授張丙宣表示。

疫情發(fā)生后，“宅家上班”成為許多企業(yè)職員的需求。眾多智能辦公應(yīng)用涵蓋的日程共享、任務(wù)協(xié)同、智能人事等基礎(chǔ)功能恰好可滿足人們的“云辦公”需求，有效助力社會(huì)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，今年春節(jié)后復(fù)工第一周，有超過1800萬家企業(yè)采用線上遠(yuǎn)程辦公模式，超3億人使用在線辦公應(yīng)用。

在釘釘CEO(首席執(zhí)行官)陳航心中，制作智能辦公產(chǎn)品最大的忌諱便是“閉門造車”。唯有與客戶深度綁定，通過親身觀察親身體驗(yàn)，切實(shí)感受其辦公需求和痛點(diǎn)，才能真正做好產(chǎn)品迭代，進(jìn)而脫穎而出。

正是基于這一理念與客戶的具體需求，今年2月，釘釘專門開發(fā)了“無接觸考勤”解決方案，包含無線網(wǎng)絡(luò)、GPS定位、藍(lán)牙等多種考勤方式，做到無接觸、不摘口罩也能簽到，為超過1000萬家企業(yè)守護(hù)健康。其中，位于湖州的新能源企業(yè)天能集團(tuán)就是早期受益者。

以安全復(fù)工復(fù)產(chǎn)為前提，天能集團(tuán)第一時(shí)間啟用釘釘“無接觸考勤”解決方案，僅用3天時(shí)間便部署了55臺(tái)釘釘智點(diǎn)B1考勤機(jī)。手機(jī)打開藍(lán)牙后，員工路過B1即可完成考勤打卡，這有效降低了交叉感染風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)提供了極大的健康保障。

實(shí)際上，釘釘不只幫助天能集團(tuán)復(fù)工復(fù)產(chǎn)先人一步，也讓企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)一步加快。“數(shù)字辦公讓企業(yè)有了更強(qiáng)的免疫力，真正實(shí)現(xiàn)了抗疫復(fù)工兩手抓。”天能集團(tuán)CIO(首席信息官)宋銳說，“我們還通過釘釘，變危機(jī)為協(xié)作機(jī)遇，打造了原材料采購圈、物流出庫發(fā)貨圈，將各部門的電子化流程變?yōu)樯鷳B(tài)圈協(xié)作流程，很好地提升協(xié)作效率。”

與線下辦公相比，線上辦公最易造成不必要的“溝通損耗”，為補(bǔ)足短板，智能辦公應(yīng)用飛書選擇在“異步”層面發(fā)力。比如，一名員工在加入新飛書群后，即可看到群內(nèi)所有歷史消息，再不必通過復(fù)制或轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)其進(jìn)行額外的解釋，保障了員工獲知完整訊息的權(quán)利。

根據(jù)艾媒咨詢數(shù)據(jù)顯示，隨著在線辦公需求日益增長(zhǎng)，預(yù)計(jì)2020年中國智能辦公市場(chǎng)規(guī)模將達(dá)到449億元，但這并不意味著使用智能辦公應(yīng)用將成為職場(chǎng)的絕對(duì)主流。

“線上辦公應(yīng)用的普及規(guī)模取決于配套數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的發(fā)展，比如5G技術(shù)、人工智能、大數(shù)據(jù)等。未來，兩者會(huì)相互協(xié)同、共同促進(jìn)。”釘釘有關(guān)負(fù)責(zé)人告訴本報(bào)記者。

視頻會(huì)議系統(tǒng)——

“真實(shí)親切的辦公氛圍又回來了”

4月16日，在廣州呼吸健康研究院主辦的線上學(xué)術(shù)交流會(huì)中，中國工程院院士鐘南山通過騰訊會(huì)議與歐洲、美國、非洲等地區(qū)的醫(yī)生進(jìn)行視頻連線，首次分享中國針對(duì)新冠肺炎疫情的“全路徑”診療經(jīng)驗(yàn)，吸引全球近1000萬人同時(shí)在線觀看。

疫情的突然暴發(fā)，令線上辦公成為常態(tài)。面對(duì)特殊環(huán)境下的無障礙溝通需求，視頻會(huì)議產(chǎn)品逐漸嶄露頭角，成為在線辦公應(yīng)用中的“黑馬”工具。

29次迭代升級(jí)、在超100個(gè)國家和地區(qū)上線應(yīng)用、聯(lián)合國教科文組織高等教育創(chuàng)新中心推薦使用工具……自2019年12月25日上線發(fā)布后的260天時(shí)間里，騰訊會(huì)議實(shí)現(xiàn)了從無到有的奇跡般發(fā)展，一躍成為中國最快超過1億用戶的專業(yè)視頻會(huì)議產(chǎn)品。

以騰訊會(huì)議為代表，從日常辦公會(huì)議，到企業(yè)招聘面試，再到云端招商簽約，視頻會(huì)議系統(tǒng)已深度服務(wù)于金融、教育、醫(yī)療等多個(gè)行業(yè)，成為企業(yè)降本增效的現(xiàn)實(shí)選擇。據(jù)北京大學(xué)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展研究中心發(fā)布的報(bào)告顯示，今年1至5月，單單騰訊會(huì)議就直接節(jié)約社會(huì)成本高達(dá)714億元。

而視頻會(huì)議系統(tǒng)的異軍突起，則源自于近年來云計(jì)算發(fā)展的深厚積累。

為了滿足用戶的急速增長(zhǎng)需求，騰訊會(huì)議每天都要進(jìn)行資源擴(kuò)容。“當(dāng)時(shí)擴(kuò)容速度是不可預(yù)期的，每一天的用戶增長(zhǎng)速度都在成倍疊加，我們能做的就只是持續(xù)堆加資源。”騰訊云運(yùn)維中心和客戶服務(wù)部門負(fù)責(zé)人徐勇州回憶稱。

從1月29日開始，騰訊會(huì)議日均擴(kuò)容云主機(jī)接近1.5萬臺(tái)，8天總共擴(kuò)容超過10萬臺(tái)云主機(jī)，涉及超百萬核的計(jì)算資源投入，折算成本有上億元之多，這創(chuàng)造了云計(jì)算的歷史記錄。“我們正是憑借過去在技術(shù)和資源上的積累，以及成熟的組織結(jié)構(gòu)支撐，從而快速解決好問題。”騰訊云副總裁、騰訊會(huì)議負(fù)責(zé)人吳祖榕說。

盡管不同行業(yè)領(lǐng)域，針對(duì)視頻會(huì)議的個(gè)性化場(chǎng)景劃分要求強(qiáng)烈，但在疫情防控期間，借助視頻會(huì)議系統(tǒng)搭建人際間溝通渠道，則是大多數(shù)人的共性需求。

對(duì)于武漢創(chuàng)業(yè)公司“菜小秘”CEO吳敏而言，公司遲遲無法復(fù)工，是令他最作難的一件事。“與同事們長(zhǎng)期缺乏交流，會(huì)讓人產(chǎn)生孤獨(dú)感，你會(huì)很想念公司的每一位兄弟姐妹。”

正月初八，依靠飛書，“菜小秘”開始全員線上復(fù)工。“透過屏幕，相互看到彼此表情，大家又能‘面對(duì)面’交流，真實(shí)親切的辦公氛圍又回來了。”吳敏感嘆說，“通過線上視頻討論，我們的開發(fā)產(chǎn)品每周都能更新一次，迭代頻率比疫情之前還高呢!”

但大多數(shù)時(shí)間內(nèi)，基于封閉交流需求，視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用者往往對(duì)產(chǎn)品的安全性與穩(wěn)定性有更高要求。為此，中國科學(xué)院軟件研究所研究員丁麗萍建議，用戶需注意養(yǎng)成良好的使用習(xí)慣，不要在視頻會(huì)議環(huán)境中放置太多私人物品，一些敏感性文件最好通過郵件展示細(xì)節(jié)，“如果做好安全配置，用戶完全可以放心使用視頻會(huì)議系統(tǒng)”。

遠(yuǎn)程電子簽約——

“做數(shù)字化時(shí)代的契約守護(hù)者”

面對(duì)疫情，紙質(zhì)合同必須現(xiàn)場(chǎng)簽訂的痛點(diǎn)暴露無遺。簽署防疫安全承諾書、發(fā)放入職通知、簽訂勞動(dòng)合同……在數(shù)字化轉(zhuǎn)型大趨勢(shì)下，伴隨移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展、用戶認(rèn)知度與接受度的提高，中國電子簽約市場(chǎng)正迎來飛速發(fā)展的新契機(jī)。

2020年3月，人社部印發(fā)《人力資源社會(huì)保障部辦公廳關(guān)于訂立電子勞動(dòng)合同有關(guān)問題的函》指出，符合勞動(dòng)合同法規(guī)定和上述要求的電子勞動(dòng)合同一經(jīng)訂立即具有法律效力，用人單位與勞動(dòng)者應(yīng)當(dāng)按照電子勞動(dòng)合同的約定，全面履行各自的義務(wù)。法律政策的適時(shí)完善，為電子合同在疫情防控期間的推廣應(yīng)用提供了直接指導(dǎo)。

“創(chuàng)業(yè)剛開始就遇到了疫情，你說我是不是點(diǎn)子低(武漢方言：倒霉)。”武漢人小王于去年底在家鄉(xiāng)開了一家早教機(jī)構(gòu)，因?yàn)橐咔椋緲I(yè)務(wù)急轉(zhuǎn)直下。經(jīng)過仔細(xì)考量，小王決定從線下走到線上，而這需要與客戶重新簽訂合同。“慶幸的是，現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)很發(fā)達(dá)，像我們這樣的小公司可以直接遠(yuǎn)程完成合同簽署，客戶們對(duì)此也都很配合，我們的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)很快就恢復(fù)正常了。”

相較于傳統(tǒng)線下業(yè)務(wù)模式，遠(yuǎn)程電子簽約的優(yōu)勢(shì)又在何方?

電子合同云平臺(tái)法大大創(chuàng)始人兼CEO黃翔告訴本報(bào)記者，在業(yè)務(wù)層面，使用電子合同從蓋章、流轉(zhuǎn)、歸檔、管理等方面都提高了合約、文件的簽署效率;在合規(guī)層面，電子簽約還可以通過技術(shù)手段規(guī)范企業(yè)的用章管理，并實(shí)現(xiàn)簽署全流程的區(qū)塊鏈存證，有效防止合同被篡改，極大提升企業(yè)的合規(guī)風(fēng)控管理水平。

為有效支撐工作效率提升，許多政務(wù)部門也在深化電子合同運(yùn)用，促進(jìn)業(yè)務(wù)組織方式變革。為讓群眾在辦理業(yè)務(wù)時(shí)少跑腿，濟(jì)南市不動(dòng)產(chǎn)登記中心鼓勵(lì)在簽訂新建商品房買賣合同中使用電子簽約。以共享獲得的信息及當(dāng)事人提交的電子材料作為辦事依據(jù)，在登記材料齊備的情況下，登記中心即可當(dāng)場(chǎng)核發(fā)不動(dòng)產(chǎn)登記電子憑證，實(shí)現(xiàn)“交房即辦證”。

越來越多的司法部門，也開始陸續(xù)采用電子簽約形式提升服務(wù)體驗(yàn)，加速相關(guān)合作的推進(jìn)。

9月15日上午，四川省高級(jí)人民法院和重慶市高級(jí)人民法院通過法大大在線平臺(tái)舉行了《成渝地區(qū)雙城經(jīng)濟(jì)圈跨域訴訟服務(wù)合作協(xié)議》簽約儀式。雙方可通過法大大，獲取包含文件名稱、證書編號(hào)、存證時(shí)間等在內(nèi)的出證信息，及一份完整記錄了該合作協(xié)議的數(shù)字報(bào)告。四川省高級(jí)人民法院副院長(zhǎng)張能表示：“本次‘云簽約’是未來川渝兩地跨域訴訟服務(wù)合作的一次技術(shù)性‘試水’。未來，跨域訴訟服務(wù)合作的開展都能以此為技術(shù)支撐循序展開。”

電子簽約作為未來商業(yè)社會(huì)的一項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，將貫穿于交易互通的各個(gè)環(huán)節(jié)。有關(guān)專家認(rèn)為，相對(duì)于傳統(tǒng)的線下模式，電子合同簽署雙方的誠信建立更加困難，如何保證電子合同的有效性是急需解決的問題。

作為一款簽約產(chǎn)品，用戶對(duì)電子合同的期待首先是高效便捷。“但對(duì)于合同這種茲事體大的文件，合規(guī)是公司產(chǎn)品設(shè)計(jì)必須要捍衛(wèi)的‘生命線’，電子簽約產(chǎn)品絕不可因追求易用性而犧牲法律合規(guī)性。”黃翔說，“未來，企業(yè)要做的就是以電子合同簽署為核心基礎(chǔ)能力，實(shí)現(xiàn)電子證據(jù)的全流程可溯源、可取證、可追蹤，爭(zhēng)做數(shù)字時(shí)代的契約守護(hù)者。”(本報(bào)記者劉樂藝)